Documents de copropriété : La fiche synthétique
Fiche synthétique de la copropriété
De quoi s'agit-il ?
La fiche synthétique est un document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble. Ce document est obligatoire dans toutes les copropriétés. Il doit être réalisé par le syndic de copropriété et doit être mis à jour tous les ans. Des sanctions sont prévues si ces obligations ne sont pas respectées.
Qui doit la réaliser ?
La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic de copropriété, doit être datée et comporter le nom et la signature du syndic accompagné de son cachet. Cette fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés.
Quel est son contenu ?
La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations :
Identification de la copropriété, du syndic ou de l'administrateur provisoire
- Nom d'usage et adresse du syndicat de copropriétaires
- Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat de copropriétaires)
- Numéro d'immatriculation de la copropriété et date de sa dernière mise à jour
- Date d'établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d'établissement (Siret : Système d'identification du répertoire des établissements) du syndicat de copropriétaires
- Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur ad hoc) et Siret
- Cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc)
Organisation juridique de la copropriété
- La fiche synthétique doit indiquer la nature du syndicat (principal/secondaire).
Lorsqu'il s'agit d'un syndicat secondaire, la fiche doit également préciser le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal.
Caractéristiques techniques de la copropriété
- Nombre total de lots de copropriété : Partie de bâtiment comportant obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes inscrits dans le règlement de copropriété en précisant leur usage (habitation, commerce, bureau)
- Nombre de bâtiments et période de construction
Équipements de la copropriété
- Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, type d'énergie utilisée
- Nombre d'ascenseurs
Caractéristiques financières de la copropriété
- La fiche synthétique doit préciser certains éléments qui diffèrent selon la date de l'exercice comptable de la copropriété.
À quelle fréquence doit-elle être mise à jour ?
Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans.
La mise à jour doit être faite dans les 2 mois qui suivent la notification : Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d’une personne du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice comptable clos ont été approuvés.
Comment la consulter ?
La fiche synthétique peut être consultée par tout copropriétaire. Une demande doit être formulée au syndic qui a 1 mois pour mettre à disposition cette fiche au copropriétaire qui en fait la demande. Si elle n'est pas transmise dans ce délai, une pénalité de 15 € par jour de retard est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.
À noter : Lors de la vente d'un lot de copropriété, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou à l'acte de vente.